Excel Sort 在哪？輕鬆搞懂排序功能，讓你的資料整整齊齊！

Excel Sort 在哪？

「Excel sort 在哪？」這個問題，簡單來說，Excel 的排序功能主要藏在「資料」索引標籤裡，更精確地說，是在「排序與篩選」這個群組中。無論你是想讓數字從小到大排列、文字從 A 到 Z 依序呈現，或是依照日期先後順序整理，都可以透過這個功能輕鬆達成。這就像是你整理書櫃，讓書本按照書名、作者或尺寸排好，一目瞭然，找東西也快多了！

別再讓雜亂的資料追著你跑！

相信大家都有過這樣的經驗：一份 Excel 表格裡，資料東一塊、西一塊，數字、文字、日期混雜在一起，看得頭昏眼花。例如，你可能正在整理一份客戶名單，裡面有客戶的姓名、購買日期、訂單金額，還有他們所在的地區。如果這些資料沒有好好排序，想找出最近購買的客戶，或是訂單金額最高的客戶，簡直是大海撈針。這時候，你就會開始尋找那個神祕的「排序」按鈕，希望 Excel 能幫你把這些散亂的資料變得井然有序，讓你一秒變身資料整理大師！

深入探討：Excel 排序功能的活用全攻略

「排序」在 Excel 中可說是一個超級實用的功能，它可以讓你的資料瞬間變得清晰、易讀，大大提升工作效率。接下來，我們就一步一步來拆解，到底 Excel 的排序功能在哪裡，又該怎麼用。

一、 找到「排序」按鈕：從最基本開始

你可以在 Excel 的工具列中找到排序功能。最常見的位置是在：

• 「資料」索引標籤： 這是最主要也最容易找到排序功能的地方。點擊 Excel 上方的「資料」索引標籤，你會看到一個名為「排序與篩選」的群組。
• 「排序與篩選」群組： 在這個群組裡，你會看到幾個常用的排序按鈕：
  • 遞增排序 (A-Z 或 小到大)： 這個按鈕通常看起來像是一個箭頭朝上，旁邊有 A-Z 或 1-9 的圖示。點下去會依照你選取的欄位，將資料由小到大或由 A 排到 Z 進行排序。
  • 遞減排序 (Z-A 或 大到小)： 這個按鈕通常看起來像是一個箭頭朝下，旁邊有 Z-A 或 9-1 的圖示。點下去會依照你選取的欄位，將資料由大到小或由 Z 排到 A 進行排序。
  • 排序 (進階)： 這個按鈕通常是「排序」兩個字，點下去會跳出一個更詳細的排序設定視窗，讓你能夠設定多層次的排序條件。

小提醒： 不同的 Excel 版本，介面可能會有些微差異，但「資料」索引標籤下的「排序與篩選」群組，基本上都是尋找排序功能的主要位置。

二、 簡單排序：一鍵搞定基本需求

很多時候，我們只需要針對單一欄位進行簡單的排序。例如，你有一份學生的成績表，想知道哪位學生的分數最高，或者哪位學生的名字在字母順序上比較前面。這時候，簡單排序就非常好用。

1. 選取資料範圍： 首先，你要告訴 Excel 你要對哪一塊資料進行排序。你可以點選其中一個儲存格，Excel 通常會自動辨識你的資料範圍；或者，你也可以手動選取你想要排序的所有儲存格，包含標題列（如果你有的話）。
2. 執行排序：
   • 直接點擊遞增或遞減按鈕： 如果你想對當前游標所在的欄位進行簡單排序，可以直接點擊「資料」索引標籤下的「遞增排序」或「遞減排序」按鈕。Excel 會自動判斷該欄位的資料類型（數字、文字、日期等）並進行排序。
   • 手動選取排序欄位： 有時候，你可能想排序的欄位不是游標所在的欄位。這時候，你最好是選取包含所有你想要排序的資料範圍（包含標題列），然後再點擊「排序」按鈕，在跳出來的視窗中選擇你要以哪個欄位為準進行排序。

舉個例子： 假設你有一份產品列表，包含「產品名稱」、「價格」和「庫存量」。如果你想找出價格最高的產品，可以：

1. 選取包含「產品名稱」、「價格」、「庫存量」以及所有產品資料的範圍。
2. 點擊「資料」索引標籤下的「排序」按鈕。
3. 在「排序」視窗中，將「主要鍵」設定為「價格」。
4. 將「次序」設定為「最大到最小」。
5. 如果你的資料有標題列（例如「產品名稱」那一行），請務必勾選「我的資料有標題」。
6. 點擊「確定」。

這樣，你的產品列表就會依照價格從高到低排序了！

三、 進階排序：多層次、更客製化的整理

在現實工作中，我們常常需要進行更複雜的排序，例如，先依照地區排序，然後在同一個地區內，再依照銷售額由高到低排序。這時候，就需要用到 Excel 的「進階排序」功能。

如何使用「進階排序」？

通常，點擊「資料」索引標籤下的「排序」按鈕，就會跳出一個「排序」對話方塊。這就是我們所說的「進階排序」。

欄位	說明
主要鍵	這是你排序的第一個條件。例如，你想先按照「地區」來排序。
次序	針對你選擇的「主要鍵」，你要進行什麼樣的排序？像是「A 到 Z」、「Z 到 A」、「最小值到最大值」、「最大值到最小值」等。
新增層級	當你的第一個排序條件不夠時，可以點擊這個按鈕新增第二個、第三個甚至更多排序條件。
加入層級	這個按鈕的功能和「新增層級」類似，用來增加更多的排序準則。
次要鍵、第三級鍵…	這些是你在「新增層級」後出現的選項，用來設定更深入的排序條件。
排序選項	這個選項可以讓你設定排序時是否區分大小寫（例如 A 和 a 是否視為不同），或者是否採用由左至右的排序方式（這在處理橫向資料時比較常用）。
我的資料有標題	如果你的資料範圍的第一列是標題（例如「姓名」、「分數」、「日期」），請務必勾選此選項。這樣 Excel 在排序時就不會將標題列一起排序，而是把它們保留在最上面。

實際操作範例：

假設我們有以下資料，包含「部門」、「姓名」和「銷售額」。我們想先按照「部門」由 A 到 Z 排序，然後在同一個部門內，再按照「銷售額」由高到低排序。

資料範例：

• 部門：業務部，姓名：王小明，銷售額：10000
• 部門：業務部，姓名：李大華，銷售額：15000
• 部門：技術部，姓名：陳美麗，銷售額：8000
• 部門：業務部，姓名：張偉，銷售額：12000
• 部門：技術部，姓名：林志玲，銷售額：9500

排序步驟：

1. 選取包含「部門」、「姓名」和「銷售額」以及所有資料的範圍。
2. 點擊「資料」索引標籤下的「排序」按鈕。
3. 在「排序」對話方塊中，請確保「我的資料有標題」已勾選。
4. 將「主要鍵」設定為「部門」。
5. 將「次序」設定為「A 到 Z」。
6. 點擊「新增層級」。
7. 在出現的「次要鍵」欄位，選擇「銷售額」。
8. 將「次序」設定為「最大到最小」。
9. 點擊「確定」。

排序完成後，你的資料會像這樣：

• 部門：業務部，姓名：李大華，銷售額：15000
• 部門：業務部，姓名：張偉，銷售額：12000
• 部門：業務部，姓名：王小明，銷售額：10000
• 部門：技術部，姓名：林志玲，銷售額：9500
• 部門：技術部，姓名：陳美麗，銷售額：8000

看到嗎？首先是按照部門（業務部先於技術部），然後在業務部內部，銷售額由高到低排序；在技術部內部，也是銷售額由高到低排序。這就是多層次排序的威力！

四、 排序前的準備工作與注意事項

在進行排序之前，有一些小細節要注意，可以讓你事半功倍，避免出錯。

• 確認資料範圍： 務必確保你選取的資料範圍是正確的，包含所有需要排序的欄位和列。如果範圍選錯，排序結果也會是錯的。
• 標題列的處理： 如果你的資料有標題列，強烈建議勾選「我的資料有標題」。這樣 Excel 在排序時會將標題列固定在上方，不會影響實際資料的排序。
• 空值的處理： Excel 在排序時，會如何處理空值（空白的儲存格）？一般情況下，空值會被排在最前面或最後面，具體取決於你的排序方向。如果你希望空值有特定的位置，可能需要事先填補或移除。
• 資料類型的一致性： 盡量確保同一欄位的資料類型是一致的。例如，如果一欄都是數字，但其中有一個儲存格被誤輸入了文字，可能會影響排序結果。
• 凍結窗格： 如果你的資料非常長，在排序後，原本在最上面的標題列可能會跑到中間或消失。這時候，你可以考慮使用「凍結窗格」功能（在「檢視」索引標籤下），將標題列凍結在畫面上方，這樣你在捲動資料時，標題列都會一直顯示。
• 復原功能： 如果不小心排序錯了，別擔心！Excel 有強大的復原功能。你可以按下 Ctrl + Z（或點擊左上角的「復原」箭頭），就可以回到上一步操作，恢復原始資料。

五、 排序與篩選的搭配使用

排序和篩選是 Excel 中兩個非常強大的功能，它們搭配使用時，更是能發揮驚人的效果。排序讓你能夠將資料「整理」得有條理，而篩選則能讓你「挑選」出符合條件的資料。

想像一下： 你有一份包含所有公司員工的資料，有部門、職位、薪資、入職日期等等。你現在想找出「業務部」裡，「主管」職位，且「入職日期」在今年第一季的員工，並且想看看他們的「薪資」由高到低排列。

這時候，你可以這樣做：

1. 先篩選：
   • 選取你的資料範圍。
   • 點擊「資料」索引標籤下的「篩選」按鈕。你會看到每個欄位的標題右邊出現一個小箭頭。
   • 點擊「部門」的小箭頭，選擇「業務部」。
   • 點擊「職位」的小箭頭，選擇「主管」。
   • 點擊「入職日期」的小箭頭，利用日期篩選功能，選擇「今年第一季」。
2. 再排序：
   • 在篩選出的結果中，選取你想要排序的範圍（例如薪資欄位）。
   • 點擊「資料」索引標籤下的「遞減排序」（因為我們要看薪資由高到低）。

這樣，你就能快速精準地找出你想要的特定員工群組，並且看到他們薪資的排序狀況。是不是很方便呢？

常見問題解答 (FAQ)

Q1: 我在「資料」索引標籤下找不到「排序」按鈕，該怎麼辦？

A: 請確認你正在查看的是 Excel 視窗上方的「資料」索引標籤，而不是其他索引標籤（例如「常用」、「插入」、「版面配置」等）。排序功能通常位於「資料」索引標籤下的「排序與篩選」群組中。如果你的 Excel 版本介面比較舊，位置可能稍有不同，但基本上都會在「資料」相關的功能區塊裡。

Q2: 我選取了資料範圍，但點擊排序按鈕後，Excel 卻自動幫我把標題也排進去了，怎麼辦？

A: 這通常是因為你在執行排序時，沒有勾選「我的資料有標題」。下次進行排序時，請務必在跳出的「排序」對話方塊中，找到並勾選「我的資料有標題」這個選項。如果你已經排序錯誤，可以按下 Ctrl + Z 復原，然後重新執行排序。

Q3: 我想對多個欄位進行排序，但是 Excel 只讓我選一個欄位，該怎麼辦？

A: 你需要使用 Excel 的「進階排序」功能。請點擊「資料」索引標籤下的「排序」按鈕（而不是旁邊的遞增/遞減按鈕），然後在跳出的「排序」對話方塊中，利用「新增層級」或「加入層級」的功能，來設定多個排序條件。

Q4: 排序後的資料，原本在頂端的標題列跑到中間去了，很不方便，有什麼辦法嗎？

A: 這個情況很常見，尤其是當你的資料量很大時。你可以嘗試以下兩種方法：

1. 凍結窗格： 在「檢視」索引標籤中，選擇「凍結窗格」，然後點選「凍結頂端列」或「凍結首欄」，這樣標題列就會固定在畫面上方。
2. 在排序前選取正確範圍： 確保你在排序前，已經勾選了「我的資料有標題」，並且選取的範圍包含標題列。Excel 應該會自動將標題列保留在頂部。

Q5: 我想依照某個欄位的文字顏色或儲存格顏色來排序，Excel 可以做到嗎？

A: 是的，Excel 的進階排序功能可以做到。在「排序」對話方塊中，除了可以選擇「數值」、「儲存格顏色」、「字型顏色」之外，你還可以選擇「儲存格圖示」。你可以根據你設定的顏色或圖示，來進行排序。

Q6: 我發現排序的順序怪怪的，例如數字 10 會排在數字 2 前面，這是為什麼？

A: 這通常是因為 Excel 將該欄位的資料誤判為「文字」格式，而不是「數字」格式。文字的排序是以字母順序為準，所以「10」在文字排序中會排在「2」前面。你可以檢查該欄位的資料格式，將其設定為「數字」。如果該欄位中混雜了文字和數字，Excel 可能也會有排序上的困擾。建議統一欄位的資料格式。